A bankkártyával befizetett összegek a rendszerüzemeltető könyvelésében csak átfutó tételként jelennek meg, bevételként nem, ezért a rendező - igény esetén - közvetlenül a versenyző részére állít ki számlát, amelynek kiegyenlítése a rendszerüzemeltetőtől érkezik.
A számla fizetési módja leginkább „Barion”, esetleg Bankkártya, végső esetben Utalás, ez azonban csak tájékoztató jellegű, hiszen a fizetés mód nem kötelező eleme a számlának, lásd: https://www.szamlazz.hu/blog/2014/08/mennyire-fontos-szamla-fizetesi-modja/
Amennyiben a rendező mentesülhet a számlakibocsátási kötelezettség alól, azon versenyzők részére nem kell számlát kiállítania, akik ezt nem igényelték a rendszerben.
Az alábbiakban a nevezési folyamathoz kapcsolódó gazdasági események könyvelésére adunk példát. Ez természetesen csak javaslat, a rendező számviteli szabályzatainak és könyvelési gyakorlatának függvényében más megoldás is alkalmazható.
Versenyzőknek kiállított nevezési díj számlák (függetlenül a fizetési módtól): vevő napló, T31 - K9
Nevezőrendszer használati díj (számla készül róla a rendező részére): szállító napló, T52-K454
További nevezési díj előírás (amiről nem kértek számlát, bizonylata a rendszerből letölthető tranzakció lista vagy nevezési lista): vegyes napló, T31-K9 (vagy csak kiegyenlítéskor T384-K9, de a nevezőrendszer használati díjas számla összegét akkor is érdemes kimutatni a vegyesben, mert annak nincs pénzforgalmi oldala)
Nevezési díj kiutalás (rendszerüzemeltetőtől a rendező bankszámlájára)
A kiállított, bankkártyával kiegyenlített számlákat számlánként össze kell pontozni az utalás rájuk eső részével (T384-K31)
Fennmaradó (számla kiállítás nélküli) rész
Ha van vegyes bizonylat, akkor azzal össze kell pontozni a fennmaradó összeget (T384-K31)
Ha nincs vegyes bizonylat, akkor közvetlenül a bankkal szemben kell bevételként könyvelni (T384-K9)
Rendszerhasználati díj kiegyenlítése a nevezési díj vegyes bizonylattal szembeni kompenzálással: vegyes napló, T454-K31